Política de privacidad

AItomat está en fase piloto. Antes de activar un servicio de pago o conectar datos reales de pacientes, la clínica recibe una propuesta o contrato con la identificación fiscal completa del prestador, el contrato de encargado de tratamiento y las condiciones aplicables.

1. Quién trata los datos

AItomat es la marca del servicio de asistentes de IA para clínicas dentales. Para cualquier cuestión de privacidad puedes escribir a hola@aitomat.es.

En la web y en las solicitudes de demo, AItomat actúa como responsable del tratamiento. Cuando una clínica usa AItomat para gestionar conversaciones, citas, llamadas o pacientes, la clínica es la responsable del tratamiento de sus pacientes y AItomat actúa como encargado del tratamiento siguiendo sus instrucciones.

2. Datos que recogemos en la web

• Datos de contacto: nombre, clínica, teléfono/WhatsApp, email si lo facilitas y cualquier información que envíes en comunicaciones con AItomat.
• Datos de contexto comercial: necesidades de la clínica, canales que quiere automatizar, agenda, volumen aproximado de mensajes o llamadas y notas de la demo.
• Datos técnicos: información necesaria para que la web funcione y para protegerla, como IP, navegador, dispositivo, fecha y hora de acceso. Ver también la política de cookies.

3. Datos de pacientes y datos de salud

Los datos de salud son una categoría especial de datos bajo el RGPD. La web pública de AItomat no pide datos médicos de pacientes. Si una clínica contrata o prueba el servicio con datos reales, pueden tratarse conversaciones de WhatsApp, llamadas, datos de agenda, motivos de consulta, recordatorios, reactivaciones y otra información operativa relacionada con pacientes.

Ese tratamiento se realiza por cuenta de la clínica, como encargado de tratamiento, y requiere un acuerdo específico antes de conectar canales reales. La clínica debe informar a sus pacientes y contar con la base jurídica que corresponda para usar AItomat en su operativa.

4. Para qué usamos los datos

• Responder a solicitudes de demo o información.
• Preparar una propuesta para la clínica y evaluar qué procesos se pueden automatizar.
• Prestar, configurar y mantener el servicio cuando exista contrato.
• Gestionar soporte, incidencias, seguridad, facturación y obligaciones legales.
• Mejorar el producto de forma agregada o anonimizada cuando sea posible.

5. Base legal

• Solicitud de demo: consentimiento y medidas precontractuales.
• Prestación del servicio: ejecución del contrato con la clínica.
• Seguridad y prevención de abuso: interés legítimo.
• Facturación y obligaciones fiscales: cumplimiento de obligaciones legales.
• Datos de pacientes: AItomat los trata como encargado, según la base jurídica definida por la clínica responsable.

6. Encargado de tratamiento

Antes de conectar WhatsApp, agenda, llamadas o bases de pacientes, AItomat formaliza un contrato de encargado de tratamiento. Ese contrato define el objeto, duración, naturaleza y finalidad del tratamiento, categorías de datos, instrucciones de la clínica, confidencialidad, medidas de seguridad, subencargados, asistencia en derechos y devolución o eliminación de datos al terminar el servicio.

7. Seguridad y alojamiento

AItomat aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos: control de acceso, cifrado en tránsito, protección de credenciales, registro de incidencias, minimización de datos y acceso limitado a quienes necesitan intervenir en soporte o mantenimiento.

La aplicación y su volumen persistente se alojan en Railway, en la región EU West (Países Bajos), desde el 26 de septiembre de 2026.

El calendario para reservar una demo lo presta Cal.com desde su propia infraestructura, no desde la de AItomat. Ese calendario solo se carga si decides usarlo, después de enviar el formulario de demo: si no llegas a ese paso, no se establece ninguna conexión con Cal.com ni se le envía dato alguno.

8. Transferencias internacionales de datos

El alojamiento de la aplicación y su volumen está en la Unión Europea. Esto no determina por sí solo la ubicación de tratamiento de los demás proveedores de voz, IA y reservas.

Las condiciones de tratamiento y los proveedores aplicables se revisan antes de conectar datos de una clínica.

La reserva de demos a través de Cal.com implica tratamiento internacional: Cal.com, Inc. es una empresa estadounidense (2261 Market Street #4382, San Francisco, CA 94114, Estados Unidos) y trata los datos en Estados Unidos, con algunos subencargados en otras ubicaciones. Según su propia política, para las transferencias fuera del EEE se apoya en cláusulas contractuales tipo o en un mecanismo de adecuación como el marco de privacidad de datos UE-EE. UU. Puedes consultar la lista de sus subencargados en trust.cal.com.

Esta transferencia afecta solo a quien reserva una demo, es decir a datos de contacto profesional. Por Cal.com no pasan datos de pacientes en ningún caso.

La medición de visitas la presta GoatCounter, con sede en Irlanda y servidores en Finlandia y Alemania, así que no supone una transferencia internacional. Los datos que procesa son técnicos y agregados, sin identificar a nadie, y se detallan en el apartado siguiente.

Puedes ver el detalle técnico y el estado de estos puntos en cómo funciona por dentro.

9. Agente de voz e IA

Si la clínica activa recepción telefónica con IA o agente de voz, el sistema debe identificarse de forma clara como asistente de la clínica cuando interactúe con una persona. AItomat no se vende como sustituto humano indistinguible, sino como una recepción automatizada que atiende, clasifica, agenda o deriva a una persona.

El asistente no sustituye el criterio clínico, no realiza diagnósticos y debe derivar a la clínica los casos que requieran intervención humana o valoración sanitaria.

10. Proveedores y cesiones

No vendemos datos personales. Podemos usar proveedores necesarios para alojamiento, comunicaciones, mensajería, agenda, modelos de IA, soporte técnico, seguridad y facturación. Estos proveedores actúan bajo contrato y solo para prestar el servicio. También podremos comunicar datos cuando exista obligación legal.

Cal.com (reserva de demos). Si tras enviar el formulario decides elegir hora en el calendario, esa reserva la gestiona Cal.com, Inc. como encargado de tratamiento. Los datos que recoge al reservar son tu nombre y tu email, tu teléfono si se usan recordatorios por SMS o llamada, y además el título y lugar de la reunión, tus respuestas a las preguntas de la reserva, las notas y los invitados que añadas. Esos datos se envían directamente desde tu navegador a Cal.com y quedan alojados en su infraestructura, en Estados Unidos.

Puedes consultar su política en cal.com/privacy y sus subencargados en trust.cal.com. Reservar hora es opcional: si prefieres no usar Cal.com, envía solo el formulario y te escribimos nosotros; tus datos se quedan entonces únicamente en la infraestructura de AItomat.

GoatCounter (medición de visitas). Usamos GoatCounter para contar visitas de forma anónima: no usa cookies ni recoge datos personales. No escribe nada en tu navegador, no usa localStorage y no crea identificadores de visitante. No se te sigue de una visita a otra.

Por cada página vista se procesan datos técnicos: la URL de la página, la página de procedencia, el tipo de navegador y sistema, el tamaño de pantalla y el país, que se deduce de la dirección IP sin almacenarla. La base jurídica es el interés legítimo en conocer el uso de la web, y los datos se tratan de forma agregada. Su política está en goatcounter.com/help/privacy.

11. Conservación

Los datos de solicitudes de demo se conservan durante el tiempo necesario para atender la solicitud y hacer seguimiento comercial razonable. Si no hay relación posterior, se eliminan o bloquean cuando dejan de ser necesarios.

Los datos tratados por cuenta de una clínica se conservan según el contrato de encargado de tratamiento y las instrucciones de la clínica. Al terminar el servicio, se devuelven, eliminan o bloquean conforme a lo pactado y a las obligaciones legales aplicables.

12. Derechos

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a hola@aitomat.es. Si tu solicitud se refiere a datos como paciente de una clínica, podremos remitirte a la clínica responsable del tratamiento.

También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos en aepd.es.

13. Cambios

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o del servicio. La versión publicada en esta página será la vigente en cada momento.